사내 문서 관리에 AI 투입, 업무효율성↑

[산업일보]
문서를 열면 AI가 참고자료와 전문가를 추천하고, 주기문서 일정을 알려준다.

업무효율과 기술보안 향상을 위한 ‘문서중앙화 솔루션’과 결합된 ‘AI 지식관리 솔루션’이 일산 킨텍스(KINTEX)에서 20일부터 22일까지 진행된 ‘제23회 세계 보안 엑스포(SECON & eGISEC 2024)’에 등장했다.

문서중앙화는 보안 위협이 대두되며 주목받고 있는 솔루션이다. 문서를 사내 로컬PC에 저장하면서 랜섬웨어 등의 감염 위협과 퇴사자·이직자의 발생으로 문서유실 우려에 대응할 수 있다.

사내 문서를 중앙서버에 저장한다는 간단한 원리로, 사용자 개인 PC에서 문서 작업은 가능하지만 저장이나 이동은 불가능하다. 문서 이동을 위해서는 사내의 반출프로세스를 거쳐야한다. 악성 프로그램을 차단하는 네트워크 방어 시스템도 갖췄다.

AI(인공지능) 지식관리 솔루션은 문서중앙화 솔루션의 확장 모듈로 출시됐다. 문서를 열면 AI가 키워드를 기반으로 유사문서를 추천해 참고자료를 제공한다. 주간 업무 보고와 같은 주기문서의 일정 알림으로 업무 누락 방지도 가능하다.

‘사내 전문가 추천’ 기능도 있다. 연차나 직급이 아닌, 실제 문서를 가장 많이 작업한 사용자를 전문가로 판단해 추천하는 것이다. 이를 통해 협업 활성화에 기여할 수 있다.

사용자를 프로파일링해 최적화된 사용경험을 제공할 수도 있다. 사용자의 부서, 자주 찾는 폴더, 문서 사용 히스토리를 관리하고 추천 문서 목록을 재정렬하는 것이다. 문서 생산시 AI가 자동으로 카테고리를 분류하는 기능도 있다.

솔루션을 개발한 (주)엠클라우드독(mcloudoc)의 최혁규 매니저는 “사내 전자문서 보안을 구축해 랜섬웨어 등으로 인한 피해를 줄이는데 초점을 두고 서비스하고 있다”라고 말했다.

이어, “자사는 LLM(거대언어모델) 생성형 AI 모듈도 개발하고 있다”라며 “자체 문서 챗봇으로 사내 문서를 학습시켜 문서 작업 시간을 줄일 수 있을 것”이라고 밝혔다. 더불어, “ChatGPT 등 기존 AI 사용 시 문서 유출 위험이 있어, 상용화된 AI 모델을 자사의 기준에 맞게 커스터마이징하는 중”이라고 전했다.